Example of Business Letters - Sales and Promotional Letters

Tone Deaf Music

587 East Street, Anytown, MI 45123

August 15, 2004

Linda Goodman

Guitars and Such

784 Peach Street

Yourtown, MI 45126

Dear Mrs. Goodman:

I will be in Yourtown on September 5, 2004 and would like to meet with you at your office to discuss the new guitar models that you may be interested in for the upcoming year.

I have enclosed our latest catalogue. Please note the items in light blue highlights. They are the new guitar models to come in and are now on a special to preferred clients.

I will contact you later this week to schedule an appointment. If you need to get in touch with me, please call me at 1-888-457-7896. I look forward to talking with you. Thank you for your continued business.

Sincerely Yours,

Paime Mimonei

Sales Representative

Diatas telah diberikan contoh penulisan surat bisnis Sales and Promotional Letters dalam menulis surat bisnis harus memperhatikan tata urutan kata secara sistematis dan penggunaan bahasa penulisan yang jelas serta mudah dimengerti, dibawah ini akan dijelaskan pengertian dan fungsi dari masing-masing langkah penulisan agar terlihat lebih sistematis dan mudah dimengerti.

A. LAYOUT OF A BUSINESS LETTER

Bagian-bagian dari surat bisnis adalah sebagai berikut :

1. Sender's address {alamat yang dituju}

2. Date {keterangan Tanggal}

3. Inside address {Alamat Tertuju}

4. Attention line {Perhatian Baris}

5. Salutation {Salam Pembuka}

6. Body of the letter { Isi Surat }

7. Complimentary close { Salam Penutup }

8. Signature { Tanda Tangan }

9. Enclosures { Lampiran }

Dari sembilan point di atas akan dijelaskan fungsi dari masing-masing adalah sebagai berikut :

1. Sender's address { alamat yang dituju } biasanya diberikan pada kop surat atau kepala surat, dan di letakan di pojok kanan atau kiri surat. Berupa alamat yang akan dikirim oleh penulis.Alamat pada sampul surat terdiri atas:
a. kata Kepada Yth;
b. nama jabatan;
c. unit kerja; dan
d. alat lengkap.

Di depan nama jabatan atau gelar pada sampul surat dan/atau surat tidak dicantumkan kata penyapa seperti Bapak, Ibu, Saudara/atau Saudari. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat luar adalah:
a. Kelompok kata yang terhormat disingkat menjadi Yth.
b. Huruf awal pada singkatan Yth. ditulis dengan huruf kapital
c. Penulisan alamat didahului kata Kepada
d. Sapaan ibu, bapak, tuan, saudara, dan sejenisnya dapat digunakan apabila surat tersebut ditujukan kepada nama perseorangan. Huruf awal kata sapaan itu harus menggunakan huruf kapital.
e. Gelar akademik dan kepangkatan dicantumkan
f. Pencantuman gelar akademik/kepangkatan dan kata sapaan, kedua-duanya berfungsi sebagai penghormatan. Oleh karena itu, dalam pencantumannya hendaklah dipilih salah satu.
g. Pemenggalan alamat surat pada setiap barisnya hendaknya didasarkan pada hubungan frasa
h. Akhir alamat surat tidak menggunakan tanda titik.

2. Date { Keterangan Tanggal } Tanggal ditulis di bawah alamat pengirim. Untuk penulisan bulan sebaiknya ditulis dengan nama bulan, tidak ditulis dengan keterangan angka. Karena dapat membingungkan. Format penulisan tanggal yang benar 31 Januari 2011.

Bahasa Inggris British

Dalam bahasa Inggris British, hari biasanya dituliskan sebelum bulan. Jika kita mau, kita bisa menambahkan akhiran bilangan bertingkat (st, nd, rd, atau th). Preposisi of sebelum bulan biasanya dihilangkan. Kita bisa memasang tanda koma sebelum tahun, tetapi ini tidak umum lagi dalam bahasa Inggris British.

Contoh: 5(th) (of) October(,) 2004

Bahasa Inggris Amerika

Dalam bahasa Inggris Amerika kita juga bisa menuliskan tanggal hanya dengan menggunakan angka. Bentuk yang paling umum adalah:

Contoh: 5/10/04 atau 5-10-04

Perlu diperhatikan bahwa 5/10/04 biasanya berarti tanggal 5 Oktober 2004 dalam bahasa Inggris Britis, dan dalam bahasa Inggris Amerika bisa berarti tanggal 10 Mei 2004. Untuk menghindari kerancuan ini, anda harus mengeja bulan atau menggunakan singkatan.

3. Inside Address { Alamat tertuju } Di mulai dengan nama perusahaan atau nama orang, jika terdapat nama gelar harus digunakan sebelum nama sapaan seperti : Mr, Mrs, Miss, Ms, Bapak,M. Sc, Dr, Prof, Kapten, Mayor, Kolonel, Jenderal. Alamat ini juga dapat dimulai dengan nama pekerjaan atau departemen (jika Anda tidak tahu nama): Manajer Penjualan, Departemen Account. Item yang mengikutinya:

- Nama rumah atau bangunan- Jumlah bangunan dan nama jalan- Nama kota dan kode pos.

4. Attention line { Baris Perhatian } adalah sebuah alternatif untuk menempatkan nama penerima di alamat.

5. Salutation { Salam Pembuka } adalah sebagai berikut:

Salam pembuka berfungsi sebagai penghormatan terhadap pihak yang di tuju.
Penulisan salam pembuka yang benar:
a Huruf awal pada salam pembuka ditulis dengan huruf kapital
b Huruf awal ”hormat’’ ditulis dengan huruf kecil
c Penulisan salam pembuka diakhiri dengan tanda koma.
8. Isi Surat. Alinea pembuka hendaknya dapat membangkitkan minat penerima surat untuk membacanya. Susunlah alinea pembuka dengan menarik, yakni dengan menggunakan pilihan kata yang tepat, susunah kalimat yang sesuai, dan ejaan yang benar.

Contoh:
– Dengan surat ini kami beri tahukan kepada Saudara…
– Dengan ini saya mohon bantuan Saudara untuk..
– Bersama ini saya kirimkan kepada Bapak…
– Seiring dengan surat ini saya kirimkan uang dengan wesel pos sebesar…
– Sehubungan dengan surat ini kami tanggal…
– Menyambung surat kami tanggal…
– Sesuai dengan pembicaraan kita melalui telepon tanggal…
– Dengan sangat menyesal kami beri tahukan bahwa…
– Sebagai Ibu/Bapak/Saudara maklumi….
– Menunjuk surat Saudara nomoR…
– Membalas surat Ibu tanggal…
– Menjawab pertanyaan Anda dalam surat anda…
– Memenuhi pesanan Tuan dengan surat tanggal_.Nomor….
– Menyusul surat kami tanggal_, dengan ini kami beri tahukan bahwa…
– Dengan sangat menyesal kami sampaikan kepada Bapak bahwa…

– Sesuai dengan permintaan Saudara….

6. Body of the letter {Tubuh / isi surat} biasanya ditulis dalam gaya diblokir. Sebuah garis ruang kosong antara paragraf, pada surat lamaran kerja terdiri dari 3 paragraf. Untuk menyusun isi surat yang baik perhatikanlah pedoman berikut:
a. Tetapkan terlebih dahulu maksud surat, yaitu tentang apa yang hendak diberitahukan, ditanyakan, dikemukakan, diminta, dan sebagainya kepada penerima surat.
b. Tetapkan urutannya secara sistematis dan logis.
c. Gunakanlah informasi/fakta secara memadai.
d. Susunlah ke dalam beberapa alinea dan setiap alinea mewakili satu gagasan utama.
e. Selesaikanlah pokok persoalan satu per satu secara teratur dengan menggunakan kalimat yang mudah dipahami.
f. Hindarkan pemakaian akronim dan singkatan yang belum lazim, terutama singkatan yang diciptakan sendiri.
g. Sedapat-dapatnya hindarkan pemakaian kata atau istilah-istilah asing ataupun daerah, kecuali yang belum ada padanannya dalam bahasa Indonesia.
h. Hendaknya digunakan bahasa yang lugas, sopan, dan menarik.
i. Perhatikan bentuk surat dalam penulisan bagian-bagiannya terutama untuk surat resmi.
j. Perhatikan penulisan ejaan dalam kalimat surat.

7. Complimentary close {Salam Penutup} Salam penutup. Salam penutup yang sering digunakan adalah hormat kami, hormat saya, salam takzim, dan wasalam. Dalam surat dinas tidak digunakan salam penutup.
Hal penting yang harus diperhatikan dalam penulisan salam penutup adalah:
– Huruf awal salam penutup ditulis dengan huruf kapital
– Penulisan salam penutup diakhiri tanda koma.

Contoh:
Hormat kami,…..

8. Signature {Tanda tangan} - berfungsi untuk meyakinkan penerima surat, dengan tanda tangan penerima surat dapat lebih yakin dengan apa yang telah dituliskan, sertakan juga nama anda atau gelar yang telah anda dapatkan.

9. Enclosures {Lampiran} - lampiran bertujuan untuk menuliskan tambahan yang dapatdilihat olehpenerima surat.

Contoh penulisan paragraf surat

Paragraf pertama berisi ketertarikan anda untuk melamar posisi yang ditawarkan dan dari mana anda mendapatkan informasi lowongan pekerjaan tersebut

contoh penulisan:

Saya, Danang, saya sangat tertarik dan berminat mengisi posisi sebagai IT programing di PT Indosat. Saya mendapatkan informasi dari koran pagi, tanggal... saya yakin telah memenuhi semua syarat untuk menduduki posisi tersebut. saya juga sangat yakin bahwa sayalah orang yang paling tepat untuk mendapatkan pekerjaan itu.

Paragraf kedua berisikan informasi pelamar secara pribadi. misalnya informasi tentang kepribadian, hobi, keterampilan dan pengetahuan. pelamar yang memang dibutuhkan untuk mendapatkan pekerjaan tersebut.

contoh penulisan:

Saya lulusan fakultas ilmu komputer jurusan sistem komputer universitas... tahun...dengan IPK...saya juga mengikuti kursus iT di...,lulus pada...dengan nilai yang sangat memuaskan.kemampuan mengetik saya 80 kata permenit.

Paragraf ketiga berisikan ucapan terima kasih , kesediaan untuk diwawancarai, dan lampiran seperti foto kopi sertifikat, foto kopi ktp, dan lain-lain.

Contoh penulisan:

Demikian surat lamaran ini saya buat . saya bersedia diwawancarai, kapanpun, saya juga melampirkan foto kopi ijasah, foto kopi sertifikat dan foto kopi memori

Contoh surat bisnis dalam bahasa indonesia

Jakarta, 25 April 2011.

Manajer Personalia PT. Jl. Jakarta Selatan 10001

Re: Aplikasi

Dear Sir,

Saya telah membaca iklan Anda di harian Kompas tanggal 21 April 2011. Saya sangat tertarik untuk bergabung dengan proyek raksasa Anda sebagai Sekretaris Gudang. Saya sangat berterima kasih jika saya diterima sebagai anggota tim dalam perusahaan Anda.

Saya 28 tahun dan lulus dari Universitas Jakarta, Fakultas Akuntansi tahun 1994. IPK saya 3,75. Saya bisa mengoperasikan beberapa aplikasi komputer seperti MS-Word, MS-Excel, WordStar, Lotus untuk Windows dan Windows ’97. Saya memiliki kemampuan untuk bekerja secara mandiri maupun dalam tim dan mudah beradaptasi dengan negara.

Jika waran kualifikasi saya, saya akan senang untuk datang untuk wawancara. Saya ingin mendengar dari Anda. Terima kasih banyak atas perhatiannya.

Hormat saya

Nama Anda

II. FORM AND STLYE BUSINESS ENGLISH LETTER

Agar terlihat lebih menarik saat dibaca, penyusunan desain pada surat pun harus diperhatikan karena jika terlihat menarik keinginan untuk membaca semakin besar di bawah ini akan di jelaskan tata letak dari surat bisnis beserta contoh gambarnya.

Contoh surat bisnis dalam bahasa inggris

Di atas adalah salah satu contoh surat bisnis dalam bahasa inggris, seperti dicontohkan diatas seperti surat lamaran pekerjaan terdapat masing-masing struktur yang telah di tentukan secara sistematis, dari kepala surat sampai lampiran. selain isi dan tata cara penulisan surat juga mempunyai layout atau tampilan yang berbeda, sesuai dengan fungsi dan keinginan penulis, dengan adanya versi dan tampilan yang berbeda dapat membuat penulis merubah style sesuai dengan keinginan.

Contoh surat bisnis yang kedua

A. Full block style

Semua bagian surat yang dibuat dengan bentuk ini, diketik mulai dari margin kiri. Jarak penulisan paragraf yang satu dengan paragraf yang lainnya diberi spasi satu baris. Untuk lebih jelas, perhatikan contoh surat bentuk lurus penuh berikut :

Full block style

B. SEMI BLOCK STYLE

Pada surat berbentuk setengah lurus, semua bagian surat diketik seperti bentuk lurus, kecuali isi surat. Setiap alinea baru diketik sesudah lima ketukan dari margin kiri. Alinea yang satu dengan alinea yang lainnya tidak diberi jarak.

Semi Block Style

C. INDENTED BLOCK STYLE

Terdapat nama organisasi yang dituliskan pada kepala surat, nama tanggal ditulis di sebelah kiri surat, surat ini memiliki bentuk berlekuk sebagai ciri khas dari block tersebut.

Idented Block Style

D. HANGING BLOCK STYLE

Mempunyai bentuk mirip dengan Semi block style. Pada Hanging style format paragrapnya menggantung, atau lebih condong ke kiri sedangkan Semi block style setiap paragrap baru diberi jarak penulisan, atau lebih penulisan lebih kedalam.

Hanging block style

E. MODIFIELD BLOCK STYLE

semua bagian surat kecuali tanggal dan salam penutup diketik mulai dari pojok garis piggir kiri yang sama, tanggal dan salam penutup diketik di sebelah kanan pengetikan alinea sama seperti garis lurus penuh.

MODIFIELD BLOCK STYLE

F. OFFICIAL BLOCK STYLE

Bentuk surat resmi Indonesia, biasanya, dipakai oleh instansi-instansi pemerintah. Bentuk ini mempunyai dua variasi, yaitu:

a. Bentuk Resmi Indonesia Lama. Surat-surat dengan bentuk ini mempunyai ciri-ciri:

(1) Tanggal surat didahului nama tempat,

(2) Alamat surat ditulis di sebelah kanan surat, di bawah nama tempat dan tanggal surat,

(3) Jabatan pengirim surat ditulis di atas tanda tangan, nama ditulis di antara tanda kurung, dan

(4) nama pengirim surat digarisbawahi.

http://www.crayonpedia.org/mw/Korespondensi_12.1_Nani_darmayanti

Agar lebih jelas, perhatikan contoh surat berikut ini.

OFFICIAL BLOCK STYLE

b. Bentuk resmi Indonesia baru surat yang dibuat dengan bentuk ini mempunyai ciri-ciri :

(l) tanggal surat ditulis tanpa didahului nama tempat karena nama tempat sudah tertulis pada kepala surat;

(2) alamat surat ditulis pada sebelah kiri;

(3) di atas tanda tangan ditulis salam penutup dari pengirim surat, jabatan secara singkat ditulis di bawah nama. Khusus untuk surat dinas yang sifatnya formal, jabatan ditulis di atas tanda tangan;

(4) sifatnya tidak formal, jabatan secara singkat ditulis di bawah nama;

(5) nama pengirim ditulis tanpa diapit tanda kurung.

Agar Iebih jelas perhatikan contoh surat bentuk resmi Indonesia baru berikut.

Keterangan:

1. Kepala surat

2 Nomor

3. Tanggal bulan dan tahun

4. Nama dan alamat yang dituju

5. Salam pembuka

6. Tubuh surat

7. Salam penutup

8. Jabatan pengirim surat

9. Nama pengirim

10. Tembusan

Dalam surat yang ditulis dengan bentuk Indonesia baru, alamat surat dan tubuh surat ditulis di bawah nomor/lampiran/perihal.Sementara tembusan ditulis sejajar dengan margin kiri tubuh surat. Jika surat yang dibuat dengan bentuk Indonesia baru tidak menyertakan nomor, lampiran, dan perihal surat, tubuh surat dan alamat surat tetap ditulis mulai dari margin kiri. Akan tetapi, baris awal paragraf ditulis lima ketukan dari margin kiri.

Sumber : http://masterpiace.blogspot.co.id/2011/10/business-of-english-latter1b.html