Example
of Business Letters - Sales and Promotional Letters
Tone
Deaf Music
587 East
Street, Anytown, MI 45123
August
15, 2004
Linda
Goodman
Guitars
and Such
784
Peach Street
Yourtown,
MI 45126
Dear
Mrs. Goodman:
I will
be in Yourtown on September 5, 2004 and would like to meet with you at your
office to discuss the new guitar models that you may be interested in for the
upcoming year.
I have
enclosed our latest catalogue. Please note the items in light blue highlights.
They are the new guitar models to come in and are now on a special to preferred
clients.
I will
contact you later this week to schedule an appointment. If you need to get in
touch with me, please call me at 1-888-457-7896. I look forward to talking with
you. Thank you for your continued business.
Sincerely
Yours,
Paime
Mimonei
Sales
Representative
Diatas
telah diberikan contoh penulisan surat bisnis Sales and Promotional
Letters dalam menulis surat bisnis harus memperhatikan tata urutan kata secara
sistematis dan penggunaan bahasa penulisan yang jelas serta mudah dimengerti,
dibawah ini akan dijelaskan pengertian dan fungsi dari masing-masing langkah
penulisan agar terlihat lebih sistematis dan mudah dimengerti.
A.
LAYOUT OF A BUSINESS LETTER
Bagian-bagian
dari surat bisnis adalah sebagai berikut :
1.
Sender's address {alamat yang dituju}
2. Date
{keterangan Tanggal}
3.
Inside address {Alamat Tertuju}
4.
Attention line {Perhatian Baris}
5.
Salutation {Salam Pembuka}
6. Body
of the letter { Isi Surat }
7.
Complimentary close { Salam Penutup }
8.
Signature { Tanda Tangan }
9.
Enclosures { Lampiran }
Dari
sembilan point di atas akan dijelaskan fungsi dari masing-masing adalah sebagai
berikut :
1. Sender's
address { alamat yang dituju } biasanya diberikan pada kop surat atau kepala
surat, dan di letakan di pojok kanan atau kiri surat. Berupa alamat yang akan
dikirim oleh penulis.Alamat pada sampul surat terdiri atas:
a. kata Kepada Yth;
b. nama jabatan;
c. unit kerja; dan
d. alat lengkap.
a. kata Kepada Yth;
b. nama jabatan;
c. unit kerja; dan
d. alat lengkap.
Di depan nama jabatan atau gelar pada sampul surat dan/atau surat tidak dicantumkan kata penyapa seperti Bapak, Ibu, Saudara/atau Saudari. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat luar adalah:
a. Kelompok kata yang terhormat disingkat menjadi Yth.
b. Huruf awal pada singkatan Yth. ditulis dengan huruf kapital
c. Penulisan alamat didahului kata Kepada
d. Sapaan ibu, bapak, tuan, saudara, dan sejenisnya dapat digunakan apabila surat tersebut ditujukan kepada nama perseorangan. Huruf awal kata sapaan itu harus menggunakan huruf kapital.
e. Gelar akademik dan kepangkatan dicantumkan
f. Pencantuman gelar akademik/kepangkatan dan kata sapaan, kedua-duanya berfungsi sebagai penghormatan. Oleh karena itu, dalam pencantumannya hendaklah dipilih salah satu.
g. Pemenggalan alamat surat pada setiap barisnya hendaknya didasarkan pada hubungan frasa
h. Akhir alamat surat tidak menggunakan tanda titik.
2. Date
{ Keterangan Tanggal } Tanggal ditulis di bawah alamat pengirim. Untuk
penulisan bulan sebaiknya ditulis dengan nama bulan, tidak ditulis dengan
keterangan angka. Karena dapat membingungkan. Format penulisan tanggal yang
benar 31 Januari 2011.
Bahasa
Inggris British
Dalam
bahasa Inggris British, hari biasanya dituliskan sebelum bulan. Jika kita mau,
kita bisa menambahkan akhiran bilangan bertingkat (st, nd, rd, atau th).
Preposisi of sebelum bulan biasanya dihilangkan. Kita bisa memasang
tanda koma sebelum tahun, tetapi ini tidak umum lagi dalam bahasa
Inggris British.
Contoh:
5(th) (of) October(,) 2004
Bahasa
Inggris Amerika
Dalam
bahasa Inggris Amerika kita juga bisa menuliskan tanggal hanya dengan
menggunakan angka. Bentuk yang paling umum adalah:
Contoh:
5/10/04 atau 5-10-04
Perlu
diperhatikan bahwa 5/10/04 biasanya berarti tanggal 5 Oktober 2004 dalam bahasa
Inggris Britis, dan dalam bahasa Inggris Amerika bisa berarti tanggal 10 Mei
2004. Untuk menghindari kerancuan ini, anda harus mengeja bulan atau
menggunakan singkatan.
3.
Inside Address { Alamat tertuju } Di mulai dengan nama perusahaan
atau nama orang, jika terdapat nama gelar harus digunakan sebelum nama sapaan
seperti : Mr, Mrs, Miss, Ms, Bapak,M. Sc, Dr, Prof, Kapten, Mayor, Kolonel,
Jenderal. Alamat ini juga dapat dimulai dengan nama pekerjaan atau departemen
(jika Anda tidak tahu nama): Manajer Penjualan, Departemen Account. Item yang
mengikutinya:
- Nama
rumah atau bangunan- Jumlah bangunan dan nama jalan- Nama kota dan kode pos.
4. Attention line
{ Baris Perhatian } adalah sebuah alternatif untuk menempatkan nama penerima di
alamat.
5. Salutation {
Salam Pembuka } adalah sebagai berikut:
Salam
pembuka berfungsi sebagai penghormatan terhadap pihak yang di tuju.
Penulisan salam pembuka yang benar:
a Huruf awal pada salam pembuka ditulis dengan huruf kapital
b Huruf awal ”hormat’’ ditulis dengan huruf kecil
c Penulisan salam pembuka diakhiri dengan tanda koma.
8. Isi Surat. Alinea pembuka hendaknya dapat membangkitkan minat penerima surat untuk membacanya. Susunlah alinea pembuka dengan menarik, yakni dengan menggunakan pilihan kata yang tepat, susunah kalimat yang sesuai, dan ejaan yang benar.
Penulisan salam pembuka yang benar:
a Huruf awal pada salam pembuka ditulis dengan huruf kapital
b Huruf awal ”hormat’’ ditulis dengan huruf kecil
c Penulisan salam pembuka diakhiri dengan tanda koma.
8. Isi Surat. Alinea pembuka hendaknya dapat membangkitkan minat penerima surat untuk membacanya. Susunlah alinea pembuka dengan menarik, yakni dengan menggunakan pilihan kata yang tepat, susunah kalimat yang sesuai, dan ejaan yang benar.
Contoh:
– Dengan surat ini kami beri tahukan kepada Saudara…
– Dengan ini saya mohon bantuan Saudara untuk..
– Bersama ini saya kirimkan kepada Bapak…
– Seiring dengan surat ini saya kirimkan uang dengan wesel pos sebesar…
– Sehubungan dengan surat ini kami tanggal…
– Menyambung surat kami tanggal…
– Sesuai dengan pembicaraan kita melalui telepon tanggal…
– Dengan sangat menyesal kami beri tahukan bahwa…
– Sebagai Ibu/Bapak/Saudara maklumi….
– Menunjuk surat Saudara nomoR…
– Membalas surat Ibu tanggal…
– Menjawab pertanyaan Anda dalam surat anda…
– Memenuhi pesanan Tuan dengan surat tanggal_.Nomor….
– Menyusul surat kami tanggal_, dengan ini kami beri tahukan bahwa…
– Dengan sangat menyesal kami sampaikan kepada Bapak bahwa…
– Dengan surat ini kami beri tahukan kepada Saudara…
– Dengan ini saya mohon bantuan Saudara untuk..
– Bersama ini saya kirimkan kepada Bapak…
– Seiring dengan surat ini saya kirimkan uang dengan wesel pos sebesar…
– Sehubungan dengan surat ini kami tanggal…
– Menyambung surat kami tanggal…
– Sesuai dengan pembicaraan kita melalui telepon tanggal…
– Dengan sangat menyesal kami beri tahukan bahwa…
– Sebagai Ibu/Bapak/Saudara maklumi….
– Menunjuk surat Saudara nomoR…
– Membalas surat Ibu tanggal…
– Menjawab pertanyaan Anda dalam surat anda…
– Memenuhi pesanan Tuan dengan surat tanggal_.Nomor….
– Menyusul surat kami tanggal_, dengan ini kami beri tahukan bahwa…
– Dengan sangat menyesal kami sampaikan kepada Bapak bahwa…
– Sesuai dengan permintaan Saudara….
6. Body
of the letter {Tubuh / isi surat} biasanya ditulis dalam gaya diblokir. Sebuah
garis ruang kosong antara paragraf, pada surat lamaran kerja terdiri
dari 3 paragraf. Untuk menyusun isi surat yang baik perhatikanlah pedoman
berikut:
a. Tetapkan terlebih dahulu maksud surat, yaitu tentang apa yang hendak diberitahukan, ditanyakan, dikemukakan, diminta, dan sebagainya kepada penerima surat.
b. Tetapkan urutannya secara sistematis dan logis.
c. Gunakanlah informasi/fakta secara memadai.
d. Susunlah ke dalam beberapa alinea dan setiap alinea mewakili satu gagasan utama.
e. Selesaikanlah pokok persoalan satu per satu secara teratur dengan menggunakan kalimat yang mudah dipahami.
f. Hindarkan pemakaian akronim dan singkatan yang belum lazim, terutama singkatan yang diciptakan sendiri.
g. Sedapat-dapatnya hindarkan pemakaian kata atau istilah-istilah asing ataupun daerah, kecuali yang belum ada padanannya dalam bahasa Indonesia.
h. Hendaknya digunakan bahasa yang lugas, sopan, dan menarik.
i. Perhatikan bentuk surat dalam penulisan bagian-bagiannya terutama untuk surat resmi.
j. Perhatikan penulisan ejaan dalam kalimat surat.
a. Tetapkan terlebih dahulu maksud surat, yaitu tentang apa yang hendak diberitahukan, ditanyakan, dikemukakan, diminta, dan sebagainya kepada penerima surat.
b. Tetapkan urutannya secara sistematis dan logis.
c. Gunakanlah informasi/fakta secara memadai.
d. Susunlah ke dalam beberapa alinea dan setiap alinea mewakili satu gagasan utama.
e. Selesaikanlah pokok persoalan satu per satu secara teratur dengan menggunakan kalimat yang mudah dipahami.
f. Hindarkan pemakaian akronim dan singkatan yang belum lazim, terutama singkatan yang diciptakan sendiri.
g. Sedapat-dapatnya hindarkan pemakaian kata atau istilah-istilah asing ataupun daerah, kecuali yang belum ada padanannya dalam bahasa Indonesia.
h. Hendaknya digunakan bahasa yang lugas, sopan, dan menarik.
i. Perhatikan bentuk surat dalam penulisan bagian-bagiannya terutama untuk surat resmi.
j. Perhatikan penulisan ejaan dalam kalimat surat.
7.
Complimentary close {Salam Penutup} Salam penutup. Salam penutup yang
sering digunakan adalah hormat kami, hormat saya, salam takzim, dan wasalam.
Dalam surat dinas tidak digunakan salam penutup.
Hal penting yang harus diperhatikan dalam penulisan salam penutup adalah:
– Huruf awal salam penutup ditulis dengan huruf kapital
– Penulisan salam penutup diakhiri tanda koma.
Hal penting yang harus diperhatikan dalam penulisan salam penutup adalah:
– Huruf awal salam penutup ditulis dengan huruf kapital
– Penulisan salam penutup diakhiri tanda koma.
Contoh:
Hormat kami,…..
Hormat kami,…..
8.
Signature {Tanda tangan} - berfungsi untuk meyakinkan penerima surat, dengan
tanda tangan penerima surat dapat lebih yakin dengan apa yang telah dituliskan,
sertakan juga nama anda atau gelar yang telah anda dapatkan.
9.
Enclosures {Lampiran} - lampiran bertujuan untuk menuliskan tambahan yang
dapatdilihat olehpenerima surat.
Contoh
penulisan paragraf surat
Paragraf
pertama berisi ketertarikan anda untuk melamar posisi yang
ditawarkan dan dari mana anda mendapatkan informasi lowongan pekerjaan tersebut
contoh
penulisan:
Saya, Danang,
saya sangat tertarik dan berminat mengisi posisi sebagai IT programing di PT
Indosat. Saya mendapatkan informasi dari koran pagi, tanggal... saya yakin
telah memenuhi semua syarat untuk menduduki posisi tersebut. saya juga sangat
yakin bahwa sayalah orang yang paling tepat untuk mendapatkan pekerjaan itu.
Paragraf
kedua berisikan informasi pelamar secara pribadi. misalnya informasi
tentang kepribadian, hobi, keterampilan dan pengetahuan. pelamar yang memang
dibutuhkan untuk mendapatkan pekerjaan tersebut.
contoh
penulisan:
Saya
lulusan fakultas ilmu komputer jurusan sistem komputer universitas...
tahun...dengan IPK...saya juga mengikuti kursus iT di...,lulus pada...dengan
nilai yang sangat memuaskan.kemampuan mengetik saya 80 kata permenit.
Paragraf
ketiga berisikan ucapan terima kasih , kesediaan untuk diwawancarai, dan
lampiran seperti foto kopi sertifikat, foto kopi ktp, dan lain-lain.
Contoh
penulisan:
Demikian
surat lamaran ini saya buat . saya bersedia diwawancarai, kapanpun, saya juga
melampirkan foto kopi ijasah, foto kopi sertifikat dan foto kopi memori
Contoh
surat bisnis dalam bahasa indonesia
Jakarta,
25 April 2011.
Manajer
Personalia PT. Jl. Jakarta Selatan 10001
Re:
Aplikasi
Dear
Sir,
Saya
telah membaca iklan Anda di harian Kompas tanggal 21 April 2011. Saya sangat
tertarik untuk bergabung dengan proyek raksasa Anda sebagai Sekretaris Gudang.
Saya sangat berterima kasih jika saya diterima sebagai anggota tim dalam
perusahaan Anda.
Saya 28
tahun dan lulus dari Universitas Jakarta, Fakultas Akuntansi tahun 1994. IPK
saya 3,75. Saya bisa mengoperasikan beberapa aplikasi komputer seperti MS-Word,
MS-Excel, WordStar, Lotus untuk Windows dan Windows ’97. Saya memiliki
kemampuan untuk bekerja secara mandiri maupun dalam tim dan mudah beradaptasi
dengan negara.
Jika
waran kualifikasi saya, saya akan senang untuk datang untuk wawancara. Saya
ingin mendengar dari Anda. Terima kasih banyak atas perhatiannya.
Hormat
saya
Nama
Anda
II. FORM
AND STLYE BUSINESS ENGLISH LETTER
Agar
terlihat lebih menarik saat dibaca, penyusunan desain pada surat pun harus
diperhatikan karena jika terlihat menarik keinginan untuk membaca semakin
besar di bawah ini akan di jelaskan tata letak dari surat bisnis beserta contoh
gambarnya.
Contoh
surat bisnis dalam bahasa inggris
Di atas
adalah salah satu contoh surat bisnis dalam bahasa inggris, seperti dicontohkan
diatas seperti surat lamaran pekerjaan terdapat masing-masing struktur yang
telah di tentukan secara sistematis, dari kepala surat sampai lampiran. selain
isi dan tata cara penulisan surat juga mempunyai layout atau tampilan yang
berbeda, sesuai dengan fungsi dan keinginan penulis, dengan adanya versi dan
tampilan yang berbeda dapat membuat penulis merubah style sesuai dengan
keinginan.
Contoh
surat bisnis yang kedua
A. Full
block style
Semua
bagian surat yang dibuat dengan bentuk ini, diketik mulai dari margin kiri.
Jarak penulisan paragraf yang satu dengan paragraf yang lainnya diberi spasi
satu baris. Untuk lebih jelas, perhatikan contoh surat bentuk lurus penuh
berikut :
Full
block style
B. SEMI
BLOCK STYLE
Pada
surat berbentuk setengah lurus, semua bagian surat diketik seperti bentuk
lurus, kecuali isi surat. Setiap alinea baru diketik sesudah lima ketukan dari
margin kiri. Alinea yang satu dengan alinea yang lainnya tidak diberi jarak.
Semi
Block Style
C.
INDENTED BLOCK STYLE
Terdapat
nama organisasi yang dituliskan pada kepala surat, nama tanggal ditulis di
sebelah kiri surat, surat ini memiliki bentuk berlekuk sebagai ciri khas dari
block tersebut.
Idented
Block Style
D.
HANGING BLOCK STYLE
Mempunyai
bentuk mirip dengan Semi block style. Pada Hanging style format paragrapnya
menggantung, atau lebih condong ke kiri sedangkan Semi block style
setiap paragrap baru diberi jarak penulisan, atau lebih penulisan lebih
kedalam.
Hanging
block style
E.
MODIFIELD BLOCK STYLE
semua
bagian surat kecuali tanggal dan salam penutup diketik mulai dari pojok garis piggir kiri
yang sama, tanggal dan salam penutup diketik di sebelah kanan pengetikan alinea
sama seperti garis lurus penuh.
MODIFIELD
BLOCK STYLE
F.
OFFICIAL BLOCK STYLE
Bentuk
surat resmi Indonesia, biasanya, dipakai oleh instansi-instansi pemerintah.
Bentuk ini mempunyai dua variasi, yaitu:
a.
Bentuk Resmi Indonesia Lama. Surat-surat dengan bentuk ini mempunyai ciri-ciri:
(1)
Tanggal surat didahului nama tempat,
(2)
Alamat surat ditulis di sebelah kanan surat, di bawah nama tempat dan tanggal
surat,
(3)
Jabatan pengirim surat ditulis di atas tanda tangan, nama ditulis di antara
tanda kurung, dan
(4) nama
pengirim surat digarisbawahi.
http://www.crayonpedia.org/mw/Korespondensi_12.1_Nani_darmayanti
Agar
lebih jelas, perhatikan contoh surat berikut ini.
OFFICIAL
BLOCK STYLE
b.
Bentuk resmi Indonesia baru surat yang dibuat dengan bentuk ini mempunyai
ciri-ciri :
(l)
tanggal surat ditulis tanpa didahului nama tempat karena nama tempat sudah
tertulis pada kepala surat;
(2)
alamat surat ditulis pada sebelah kiri;
(3) di
atas tanda tangan ditulis salam penutup dari pengirim surat, jabatan secara
singkat ditulis di bawah nama. Khusus untuk surat dinas yang sifatnya formal,
jabatan ditulis di atas tanda tangan;
(4)
sifatnya tidak formal, jabatan secara singkat ditulis di bawah nama;
(5) nama
pengirim ditulis tanpa diapit tanda kurung.
Agar
Iebih jelas perhatikan contoh surat bentuk resmi Indonesia baru berikut.
Keterangan:
1.
Kepala surat
2 Nomor
3.
Tanggal bulan dan tahun
4. Nama
dan alamat yang dituju
5. Salam
pembuka
6. Tubuh
surat
7. Salam
penutup
8.
Jabatan pengirim surat
9. Nama
pengirim
10.
Tembusan
Dalam
surat yang ditulis dengan bentuk Indonesia baru, alamat surat dan tubuh surat
ditulis di bawah nomor/lampiran/perihal.Sementara tembusan ditulis sejajar
dengan margin kiri tubuh surat. Jika surat yang dibuat dengan bentuk Indonesia
baru tidak menyertakan nomor, lampiran, dan perihal surat, tubuh surat dan
alamat surat tetap ditulis mulai dari margin kiri. Akan tetapi, baris awal
paragraf ditulis lima ketukan dari margin kiri.
Sumber : http://masterpiace.blogspot.co.id/2011/10/business-of-english-latter1b.html